情報のインプット時間を短縮しアウトプットを効率化する方法3選

スキャン

 インターネットの発達により昔より情報がたくさん入手できるようになりました。しかしあまりに大量の情報が入ると、今度は自分にとって価値ある情報を取捨選択する必要が出てきました。これにとらわれると情報のインプットだけで終わり、最も重要なアウトプット(情報を仕事に活かす、試験対策に活かす)を実践できなくなります。情報のインプットの短縮化とアウトプットの効率化は私の長年の悲願でした。その願いを叶えてくれたのが、ScanSnap(+裁断機)、Dropbox+Evernote、デュアルディスプレイです。今回、医師の私が実践している効率的な情報のインプット、アウトプット法を解説します。

「役に立ちそう」と思った情報はとりあえず電子ファイル化する

 私が現在使っているワークデスク(作業用デスク)を紹介します。

パソコンデスク

 1500×700×720mmのネットワークデスクに左からScanSnap、デスクトップパソコン、ディスプレイ2台を設置しています。更に右側は414×700×720mmのサイドデスクにスキャナー機能付きプリンター(複合機プリンター)を設置しています。この写真の左側は「勉強を習慣化している医師の勉強机と勉強法を紹介します」で紹介した勉強机があり、写真右側には書棚があります。パソコンを設置したデスクは情報のインプットと整理、アウトプット作業に使用しています。裁断機(PK-513L)は別室に置き必要時に使う形をとっています。

 私が現在実行している方法は、「役に立ちそう」と思った情報はとりあえず電子ファイル化してDropboxかEvernoteに時系列順で保存し、必要な時にキーワード検索して情報を取り出すことを基本にしています。「あの情報は保管しておいた方が良かったか」と悩むぐらいならさっさと保存してしまいます。Webサイトなら「Clip to Evernote」を用いてワンタッチで保存可能です。耳学問はポケット手帳に書き込むか、「Fastever」で素早くメモ書きをしてEvernoteに保存します。書籍はできるだけ電子書籍で購入していますが、電子化されていない雑誌や専門書は裁断してScanSnapに取り込んで電子化しています。裁断困難な書籍や愛読書は書棚に保管していますが、書棚が一杯になれば情報が古いものから売却もしくは処分しています。書棚は書籍が並んでいるのを見ることで勉強意欲を上げる効果がありますが、保管の意味では今は電子化が主体になっています。

 複合機プリンターは一時期より使用頻度が減りました。ネットワークプリントサービスが利用しやすくなったことと、年賀状などの大量印刷時は業者に任せるようになったからです。ただ急な印刷やスキャンが必要な時は便利ですのでそのまま使用しています。

DropboxとEvernoteの使い分け

 保管する場所はできれば一つにまとめてしまうのが理想ですが、私は情報の取り扱い方で2つに分けています。資料として長期保管したい情報はDropbox、有用性の有無に関わらずとりあえず保存したい情報とよく参照する情報はEvernoteに保管する使い分けを行っています。下はDropboxのフォルダです。

フォルダー
Dropboxのフォルダ

 Dropboxは「01. 年代別保管」に今年使用するファイル(学会発表用、論文執筆用、講演用ファイルなど)を年ごとのフォルダに分けて入れています。1年経過したら2021年フォルダのように新しく作り、古い年のフォルダで資料価値の高いファイルは「02. 資料」に移動させます。「02. 資料」はScanSnapで取り込んだ書籍や雑誌、論文(私はEndnoteを使用しているのでlibraryをこのフォルダに設定しています)、講義用スライド・資料などを保管しています。ここはいつも使用するわけではありませんが、必要な時に利用する書架の役割を果たしています。「03. 写真」は画像、写真を中心としたファイルです。旅行の写真や講演用の画像素材を入れています。次にEvernoteのノートブックです。

evernote
Evernoteのノートブック

 Evernoteはまだ試行錯誤中ですが、ノートブックの「00 inbox」にWebサイトで気になった情報、メモ書きなど何でも入れていきます。利用頻度の高い医学情報は「02 医学」に分類し、私の場合は認知症の情報が特に重要なので「02 認知症」を特別に作っています。「03 忘備録」は自分の専門医番号、旅行で持っていくもの、業務の説明書、評価スケール、iphoneの機種変更時に必要な手続きなどを入れています。その中で使用頻度の高いものはショートカットに登録しています。「99 たすくま」は毎日のライフログです。これらのノートのうち資料価値の高いものはDropboxの「02. 資料」に入れる、情報価値の乏しいノートは削除するなど定期的に整理を行っていますが、見返す頻度の高いノートは上位、見返さないノートは下位に移動していきますので、そのまま放置でも構わないかもしれません。Evernoteは速やかに情報を保管する場所兼忘備録として利用しています。

デュアルディスプレイでアウトプットの効率を上げる

 学会発表用のスライド作製や論文執筆などアウトプットをする際は、資料の閲覧と原稿の作製を交互に行っていると思います。書籍とパソコンの使用ならそれほど問題ありませんが、どちらもパソコン上で操作をする場合、いちいち画面の切り替えをするのは面倒です。その際はディスプレイを2つ用意し、資料閲覧用と原稿作製用に一つずつ使用すれば作業効率が大きく上がります(私は横向きを閲覧用、縦向きを原稿作製用に使っています)。メインの作業場をノートパソコンではなく、デスクトップパソコン+ディスプレイにしているのは見ることができる範囲をできるだけ広げたいからです。

 最後に、私が利用しているソフトを紹介します。アウトプット用はOffice365を使用しています。画像ソフトはAdobeのPhotoshop(フォトプラン)、家計管理はmoney forward、読書はAmazon KindleとAudible、セキュリティソフトはNorton、バックアップソフトはAcronis True Imageを使っています。

 統計ソフトはGraphPad PrismやSPSSを使用していますが、個人でライセンスを持つには高価なため大学・病院で利用させてもらっています。論文の収集・管理はEndNoteを使っています。今回紹介したソフトの代替に無料のソフトもありますが、サポートと使い勝手の良さからそのまま続けているものが多いです。ただ今後良質なソフトを見つければ随時切り替えていくつもりです。最近はクラウドサービス込みのソフトが増えていますが、すでにDropboxを使用している身としてはクラウドサービスなしで安く販売して欲しいと思います。特に統計ソフトは個人でも利用できるライセンス料に抑えて欲しいものです。作業効率を良くするソフトについては今後も随時探していきたいと思います。